Avec SynerDeal, les Hospices Civils de Lyon réalisent pour la première fois un appel d'offres entièrement dématérialisé

Une opération riche d'enseignements autant pour les bénéfices de la dématérialisation déjà constatés que pour les pistes d'amélioration.

Lyon, le 25 août 2003 -. Dans le cadre d'un appel d'offres pour des sacs à déchets hospitaliers, les Hospices Civils de Lyon viennent d'ouvrir pour la première fois des offres remises au format électronique. Cette opération se révèle du point de vue de la méthodologie une réussite puisque 80 % des offres ont été remises électroniquement alors que le choix était laissé aux soumissionnaires d'utiliser les doubles enveloppes traditionnelles (papier).
Cette première, pour un hôpital français, s'inscrit dans un plan d'expérimentation de la dématérialisation lancé il y a plus d'un an par la Direction des Affaires Economiques des Hospices Civils de Lyon. SynerDeal a été retenue, à l'issue d'une consultation, pour les assister durant cette expérimentation, en raison de ses compétences technologiques, mais aussi en raison de ses compétences démontrées dans la maîtrise des spécificités des procédures de l'achat public. Cette expérimentation se révèle riche d'enseignements.

Première constatation, la dématérialisation facilite effectivement l'accès aux marchés publics : comme souvent, deux fois plus de dossiers de consultation sont retirés par des entreprises quand ils sont mis en ligne, ce qui donne lieu à davantage d'offres déposées. En l'occurrence, pas moins de 36 dossiers ont été téléchargés et 2 seulement ont été demandés au format papier. Cinq entreprises ont ensuite pu répondre à l'appel d'offres dont quatre électroniquement et deux qui n'avaient pas répondu à l'appel d'offres précédent.

Deuxième constatation, l'utilisation de certificats de signature électronique nécessite un apprentissage lors de leur première utilisation. La signature est imposée par les prescriptions du Code des Marchés Publics : c'est encore une technologie récente et sophistiquée qui nécessite d'accompagner les soumissionnaires, de tester leurs systèmes et leurs connexions. Il s'agit d'une phase d'apprentissage classique et cet effort, essentiel au départ, ne doit pas se reproduire les fois suivantes.

On perçoit souvent la dématérialisation des procédures d'appels d'offres publics comme une simplification des circuits administratifs. En fait, elle présente aussi de nombreux atouts pour les soumissionnaires : après avoir rédigé une offre sur leur ordinateur, ils n'ont plus besoin d'imprimer le dossier pour le signer et le poster : il leur suffit de se connecter à un site sécurisé et d'y déposer leur offre, aussi simplement que s'ils envoyaient un mail.

Cela dit, la dématérialisation n'est pas imposée aux soumissionnaires dans l'état actuel des textes : les acheteurs publics doivent donc pouvoir gérer la double procédure, électronique et papier. La perspective offerte par les offres électroniques est naturellement d'éviter les doubles saisies d'informations. Pourtant, l'existence potentielle d'offre " papier " ruine une partie des bénéfices de la dématérialisation pour l'acheteur public.

Même si la Loi impose aux établissements et collectivités publiques d'être en mesure de recevoir des offres dématérialisées avant le 1er janvier 2005, elle n'interdit pourtant pas la remise d'offres traditionnelles. L'appel d'offres des Hospices Civils de Lyon montre que les entreprises sont prêtes à se lancer. C'est donc bien la généralisation de la dématérialisation qui permettra de faire bénéficier tous les secteurs de l'économie des gisements de productivité qu'elle représente.

A propos des Hospices Civils de Lyon

Les H.Reduction-coût-L. avec 20 000 personnes et un budget de plus de 1 milliard d'Euros en 2001, constituent un véritable pôle de compétences intégrant toutes les spécialités cliniques et ce afin de répondre à l'évolution des besoins sanitaires. Dix-huit établissements hospitaliers proposent une solution adaptée à la pathologie du patient : établissements pluridisciplinaires, établissements spécialisés, centres de soins pour personnes âgées. Des formules souples d'hospitalisations et de traitements sont sans cesse développées pour accroître la satisfaction des malades.
Au sein des H.Reduction-coût-L., la Direction des Affaires Economiques (DAE) a pour objectif de mettre à disposition des différentes structures de l'Institution tous les biens, produits et prestations de services nécessaires à leurs activités et correspondant à leurs besoins, à l'exclusion de ceux relevant de la compétence pharmaceutique. L'amélioration continue du niveau de qualité de ces prestations et la recherche d'optimisation des coûts sont des objectifs prioritaires pour les Hospices Civils de Lyon.

A propos de SynerDeal
Première Agence Achats Européenne, SynerDeal est une société de conseil opérationnel dédiée à la fonction Achat et un éditeur de solutions Internet permettant aux organisations d'améliorer considérablement la performance de leur fonction Achat et de réduire leurs coûts. Depuis sa création en 2000, SynerDeal a géré plus d'un milliard et demi d'Euros d'Achats de biens et de services et généré plus de 300 millions d'Euros d'économies dans les secteurs de l'industrie, des services et de l¹administration pour des clients privés tels que Agco (Massey Ferguson), Airbus, Alstom, Asco, Cablecom, Coors (Bass Brewery), Covisint, Dassault Aviation, Faurecia, Honda, Leybold, Liebherr, NTL Europe, Pechiney, PSA Peugeot Citroën, Renault Truck, Rieter, Smith Industries, Snecma, Thales, Trèves, TRW, Tyco Electronics, UGC et des clients institutionnels tels que les Conseils Généraux de la Moselle et de l¹Oise, la Délégation Générale de l¹Armement (DGA), EDF, les Hospices Civils de Lyon, le Ministère de l¹Economie et des Finances, la SNCF, Solihull Metropolitan Borough Council. SynerDeal emploie 45 spécialistes des achats, du conseil et de la technologie en France, en Allemagne, au Royaume Uni et aux Etats-Unis.

Source : Synerdeal